Hoạt động họp mặt được xem là hoạt động thường niên của một tổ chức hay tập thể nào đó. Có thể là một lớp học hoặc một doanh nghiệp. Vào những ngày lễ tết hay hợp nhất một ngày hàng năm, họ thường tổ chức họp hành để các thành viên tập kết và tâm sự cùng nhau. Có thể kèm theo tiệc ăn uống nhẹ hay các tiết mục văn nghệ.

Xem thêm: cong ty to chuc su kien tai sai gon

Những năm gần đây thiên hướng tổ chức sự kiện gặp mặt dần trở thành phổ biến và được nhiều người chú trọng. Dưới đây là chỉ dẫn các bước tổ chức sự kiện gặp mặt bạn hãy tham khảo nhé!
Để tổ chức sự kiện gặp mặt cần có một ban tổ chức gồm nhiều thành viên. Các thành viên trong nhóm đòi hỏi có những kỹ năng và sở trường khác nhau, hãy lưu ý đến các điểm mạnh của họ để phân công công việc (Họ có thể giúp chuẩn bị phần lên kê kế hoạch và ngân sách, soạn giấy mời và áp phích quảng cáo....).

Các bước chuẩn bị
- Bạn hãy Đảm bảo một hàng ngũ nhân sự chuyên nghiệp cho khâu chuẩn bị và tổ chức nhé. Chuẩn bị cho mình một hàng ngũ đầy nhiệt huyết và tận tình tận tâm. Nếu họ có quan hệ kết nối tốt, việc mời các khách quan yếu sẽ dễ dàng hơn.
- Chuẩn bị ngân sách bằng cách lên dự tính kinh phí cho sự kiện. Càng cụ thể, càng áp càng tốt
- Chuẩn bị ý tưởng và chủ đề xuyên suốt sự kiện
- Chuẩn bị thời gian biểu cho các hoạt động của sự kiện
- Chuẩn bị bảng thời kì chi tiết cho từng hoạt động của sự kiện
- Đảm bảo về thông tin kịp thời và đầy đủ cho các thành viên nhóm và giám sát viên. Sự hợp tác tốt sẽ giúp cho công việc của bạn trôi chảy hơn.

Các bước thực hiện :
- Thống nhất thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện để thông tin để khách mời và quan khách dự. Đồng thời bạn cũng cần phải chốt tên và chủ đề, concept của sự kiện
- Thống nhất về ngân quỹ, thời gian biểu… với các thành viên nhóm và giám sát viên.
- Thêm một lần nữa, gặp các thành viên nhóm và tình nguyện viên để nghĩ suy đàm đạo về các vấn đề có thể xảy ra. Đây cũng là thời điểm hạp nhất để bàn luận kế hoạch hoạt động.
- Giao công việc cho nhiều thành viên khác nhau và giao cho người có kinh nghiệm nhất phối sắp xếp các hoạt động. Nếu là một sự kiện truyền thông, hãy để nhiều người sắp đặt họat động dưới sự giám sát của một người, lãnh đạo nhóm phải là người được các thành viên khác tin tức.
- Đảm bảo về việc cập nhật mọi nguồn thông tin liên can đến sự kiện.
- từng nguồn từ các nhà tài trợ và nguồn tài chính khác.

Xem thêm: to chuc su kien ra mat san pham

- truyền bá sự kiện : Chuẩn bị sách thông báo, phát quảng cáo, thông cáo truyền thông, gửi thư điện tử, giao thông điện thọai, thư nhóm điện tử...
- Việc bảo đảm các hoạt động quản lý được tiến hành cẩn thận là rất quan trọng. Những vấn đề về tính hạnh không tốt, tội về đàm luận thư tín sẽ gây ảnh hưởng đến sự kiện.
- Đảm bảo nhóm không có vấn đề nội bộ nảy sinh : giao thông trực tính với các nhóm trưởng, các thành viên và tự nguyện viên