-
03-13-2022, 04:54 PM #1Silver member
- Ngày tham gia
- Nov 2021
- Bài viết
- 211
Mẹo sắp xếp kệ hồ sơ một cách khoa học
1. Sự cần thiết của kệ lưu trữ hồ sơ với giới văn phòng
Đối với công việc văn phòng, hàng ngày phải tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ với một khối lượng lớn do đó chúng ta không thể nào bỏ chúng vô những cặp, túi hồ sơ nhỏ được.
Việc dồn tất cả hồ sơ vào trong những thùng carton lưu trữ trước đây cũng được nhiều người sử dụng, tuy nhiên cách làm này lại khiến cho hồ sơ không được phân loại, sẽ gây mất thời gian khi muốn tìm kiếm, đặc biệt chúng sẽ dễ dàng bị chuột, gián tấn công, phá hoại nếu lưu trữ trong khoảng thời gian dài.
Vậy làm cách nào để bảo vệ hồ sơ công ty mình một cách hiệu quả nhất?
Chúng ta cần phải lựa cho mình một chiếc kệ thư viện phù hợp với nhu cầu sử dụng và sắp xếp chúng một cách có hệ thống nhằm giúp cho hồ sơ khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn.
Việc sử dụng kệ để lưu trữ những hồ sơ cần thiết thật sự là một giải pháp mang đến nhiều lợi ích cho người sử dụng. Ngoài việc giúp bảo quản, lưu trữ hồ sơ một cách an toàn, nó còn là một giải pháp giúp tiết kiệm không gian văn phòng một cách hiệu quả.
Chỉ với một chiếc kệ lưu trữ hồ sơ bạn đã có thể lưu trữ được số lượng hồ sơ khá lớn mà không hề tốn quá nhiều diện tích sử dụng. Bên cạnh đó, những chiếc kệ với những thiết kế tinh tế còn góp phần tô điểm thêm cho không gian làm việc của bạn, làm việc trong một nơi gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp sẽ giúp bạn có nhiều cảm hứng sáng tạo hơn.
Hướng dẫn sắp xếp hồ sơ một cách khoa học
Chọn kệ phù hợp
Chúng ta nên lựa chọn những chiếc kệ có kích thước phù hợp với loại hồ sơ bạn cần lưu trữ, đồng thời sử dụng những chiếc kệ hồ sơ nhiều tầng sẽ giúp cho bạn có được nhiều không gian lưu trữ hồ sơ hơn.
Phân loại hồ sơ
Tùy vào tính chất của công việc mà chúng ta nên phân loại hồ sơ theo chủ đề, theo cụm hay theo từng nhóm… để dễ quản lý và theo dõi trong quá trình làm việc.
Sắp xếp hồ sơ
Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta tiến hành sắp xếp chúng lên Chúng ta có thể sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, theo mẫu tự hoặc theo tính chất của từng loại, hồ sơ nào quan trọng và cần giải quyết trước thì sắp riêng ra để giải quyết ưu tiên trước.
Lập danh mục hồ sơ
Chúng ta nên tiến hành lập một danh mục cụ thể những hồ sơ chúng ta lưu trữ và cập nhật thường xuyên chúng để khi cần lấy ra sẽ dễ dàng hơn. Nên cập nhật trực tiếp vào máy tính, tạo cây thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, danh mục cấp 2 là chủ để hồ sơ…. như thế khi bạn cần chỉ cần mở máy tính lên là có thể biết được hồ sơ mình cần tìm đang nằm ở đâu trên kệ.
Lưu trữ hồ sơ
Chúng ta nên đánh số thứ tự vào góc phải của các hồ sơ, dán nhãn in hồ sơ kết hợp với việc dùng máy quét hồ sơ vào vi tính để việc lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp hơn.
CTY TNHH SX VÀ TM TRUNG THÀNH
Email: [email protected]
♦ Mr. Thiệp: 0904146644
♦ Ms. Phương Anh: 0904268232View more random threads:
- Cần biết những lưu ý quan trọng khi chăm sóc da mụn và khi hết mụn giá rẻ
- bàn cầu 2 khối có những loại nào ?
- Giấy dán tường phù hợp ở Sài Gòn
- Phải làm thế nào khi trẻ không chịu bú bình?
- Khám phá cách bày trí theo đẳng cấp theo lối hiện đại
- 5 Điều cần lưu ý khi sử dụng điều hòa cho trẻ nhỏ vào mùa hè
- Bác sĩ thẩm mỹ vùng kín uy tín an toàn tại đà nẵng
- Bác sĩ nào nâng mũi uy tín tại Quảng Ngãi
- Các vấn đề văn phòng công chứng Nguyễn Huệ có thể xử lý
- Bí Quyết Hiểu Rõ Giá Dự Án Vinhomes Hà Nội và Những Yếu Tố Quyết Định
Có thể bạn quan tâm:
-
Lựa chọn nha khoa an toàn và uy tín
Bởi loveseo trong diễn đàn Thực Phẩm - Dược Phẩm - Y TếTrả lời: 0Bài viết cuối: 05-13-2021, 03:42 PM -
Những điều cần lưu ý về bệnh viêm phụ khoa
Bởi baosonbv trong diễn đàn Thực Phẩm - Dược Phẩm - Y TếTrả lời: 0Bài viết cuối: 04-10-2020, 02:53 PM -
Một số ưu điểm khi nội soi dạ dày tại Bệnh Viện Đa Khoa Bảo Sơn
Bởi baosonbv trong diễn đàn Thực Phẩm - Dược Phẩm - Y TếTrả lời: 0Bài viết cuối: 12-03-2019, 10:56 AM -
Bệnh viện đa khoa tâm anh – bệnh viện khách sạn hàng đầu việt nam
Bởi Khoedep trong diễn đàn MobileTrả lời: 0Bài viết cuối: 05-22-2019, 07:50 PM -
Phòng khám đa khoa Thái Bình Dương Gia Lai - Chi nhánh tỉnh
Bởi minhtanazaseo trong diễn đàn Nhà Đất - Bất Động SảnTrả lời: 0Bài viết cuối: 05-18-2019, 10:48 PM
Bên cạnh việc sử dụng những nguyên liệu "Thượng Hạng", mỗi công trình còn được điểm xuyết bởi 4 dịch vụ chất lượng cao của Tre Nghệ. Từ giai đoạn lên kế hoạch, thiết kế, thi công đến hoàn thiện, mọi...
Thiết Kế Độc Đáo, Xây Dựng Tận...