Trong quá trình mở rộng kinh doanh và tham gia vào thị trường Việt Nam, các doanh nghiệp nước ngoài thường cần thành lập văn phòng đại diện hoặc chi nhánh tại đây. Để đảm bảo hoạt động kinh doanh được hợp pháp và tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam, việc khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh là một bước quan trọng và cần thiết. Trong bài viết này, Siglaw sẽ giới thiệu về thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Trước khi khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh, doanh nghiệp nước ngoài cần tiến hành đăng ký thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh tại cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền. Quy trình đăng ký này bao gồm việc nộp hồ sơ đăng ký và các giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài, bản sao công chứng quyết định thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh và giấy ủy quyền cho người đại diện tại Việt Nam.

Hồ sơ khắc dấu VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh, doanh nghiệp nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ để khắc dấu văn phòng. Hồ sơ này bao gồm:

– Bản chính hoặc Bản sao công chứng kèm bản chính Giấy phép hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân tại Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam cấp phép hoặc Quyết định thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam của thương nhân nước ngoài.

– Trong trường hợp thương nhân nước ngoài sử dụng con dấu nước ngoài thì khi nộp hồ sơ cần phải nộp theo con dấu đã mang vào Việt Nam cho cơ quan đăng ký mẫu dấu kiểm tra và đăng ký theo quy định.

– Giấy ủy quyền cho người đại diện tại Việt Nam và CCCD/Hộ chiếu của người đại diện.

Thủ tục khắc dấu VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Thủ tục khắc dấu VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
Nộp hồ sơ khắc dấu VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký mẫu con dấu mới cho văn phòng đại diện, chi nhánh tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài tần nộp hồ sơ này tới cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu là Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi dự điện đặt trụ sở văn phòng đại diện, chi nhánh. Thời gian xử lý hồ sơ khắc dấu thường kéo dài từ 5-7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ không đủ điều kiện, cơ quan đăng ký mẫu dấu sẽ có văn bản trả lời trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ đề nghị giải quyết.

Lấy giấy phép khắc dấu VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Sau khi hoàn thành quá trình xử lý hồ sơ, cơ quan quản lý nhà nước sẽ cấp giấy phép khắc dấu cho văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài theo mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP. Giấy phép này có hiệu lực trong thời gian xác định và được gắn dấu chứng thực của cơ quan quản lý nhà nước.

Gắn dấu và công bố thông tin VPĐD, chi nhánh của thương nhân nước ngoài
Sau khi có giấy phép khắc dấu, doanh nghiệp nước ngoài cần gắn dấu vào các tài liệu, hợp đồng và các giấy tờ liên quan khác của văn phòng đại diện, chi nhánh. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần công bố thông tin về việc khắc dấu văn phòng này theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Một số hành vi bị cấm khi sử dụng con dấu của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam
– Làm giả con dấu, sử dụng con dấu giả;

– Mua bán con dấu, tiêu huỷ trái phép con dấu;

– Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;

– Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký;

– Không giao nộp con dấu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

– Mượn, cho mượn, thuê, cho thuê, cầm cố, thế chấp con dấu; sử dụng con dấu cảu Cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;

– Chiếm giữ trái phép, chiếm đoạt con dấu;

– Sử dụng con dấu chưa đăng ký mẫu con dấu theo quy định;

– Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung trên giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu;

– Đóng dấu lên chữ ký của người không có thẩm quyền;

– Không chấp hành việc kiểm tra con dấu; không xuất trình con dấu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan đăng ký mẫu con dấu;

– Lợi dụng nhiệm vụ được giao trong quá trình giải quyết thủ tục về con dấu để sách nhiễu, gây phiền hà, xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháo của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Trên đây là một số thông tin về thủ tục khắc dấu văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Qua bài viết này, hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về quy trình và yêu cầu cần thiết để hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp tại Việt Nam. Nếu có bất kì thắc mắc nào liên quan về hoạt động của văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, xin hãy liên hệ Siglaw để được giải đáp một cách chi tiết.

Xem thêm: Dịch vụ Thành lập chi nhánh của thương nhân nước ngoài của công ty luật siglaw.